Incluir documentos

Modelo Interno: Por meio desse recurso, o usuário poderá incluir documentos em processos. Para incluir um documento no processo, acesse o processo e clique no ícone “Incluir Documento” . Em seguida, selecione o tipo do documento, como é feito na escolha do tipo do processo.

Assim como no Tipo de Processo, serão exibidos os tipos de documentos já utilizados pela unidade. Para acessar a lista com todos os documentos disponíveis, clique no botão .

Documento Externo: Caso o usuário precise instruir um processo com um documento produzido fora do sei!rio (em papel ou em formato digital), será necessário incluí-lo como Documento externo. O formato indicado para incluir documentos externos é o PDF, preferencialmente digitalizado com reconhecimento de texto (OCR), para poder ter seu conteúdo pesquisado no sistema.

Para incluir um documento externo, acesse o processo e clique no ícone . A tela ‘Gerar Documento’ será apresentada, selecione a opção Externo.

Os campos Tipo de Documento, Data de Documento e Formato são obrigatórios. No campo Formato, o usuário deve optar entre Nato-digital (se o arquivo a ser registrado foi criado ou recebido por meio eletrônico) e Digitalizado nesta Unidade (somente se o arquivo a ser registrado foi produzido a partir da digitalização de um documento em papel).

Caso seja um documento digitalizado na unidade, será necessário informar o tipo de conferência feita no ato da inclusão:

• Cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público.
• Cópia autenticada por cartório: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia autenticada em cartório.
• Cópia simples: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação.
• Documento original: é a opção escolhida quando o documento  digitalizado for o original.

Em seguida, informe o nível de acesso do documento.

Para concluir a anexação do documento externo, clique no botão .

O documento digitalizado na unidade deverá ser autenticado pelo usuário, clicando no botão .

O documento autenticado recebe o ícone na árvore de processo .