O responsável legal de uma empresa deverá possuir cadastro de usuário externo no SEI para realizar a vinculação, e após a validação poderá cadastrar procuradores especiais e simples, que terão os poderes de representação previstos no sistema. A formalização da condição de responsável legal, que é a pessoa física responsável pelo CNPJ na Receita Federal do Brasil, é feita por meio da funcionalidade Responsável Legal de Pessoas Jurídica.

O SEI verifica automaticamente se o CPF do usuário externo logado é o do responsável legal pelo CNPJ junto à Receita Federal para permitir a efetivação da vinculação.

Em caso positivo, o cadastro de responsável legal irá gerar um processo próprio, que será utilizado para armazenar todos os documentos gerados sobre a pessoa jurídica no uso das funcionalidades de controle de representação, como alterações de seus atos constitutivos, emissão, revogação e renúncia de procurações eletrônicas, alteração de responsável legal etc.